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Ausstellung von Rechnungen – Aufbewahrungspflichten des nicht unternehmerischen (privaten) Leistungsempfängers


Das Bundesfinanzministerium nimmt in seinem Schreiben vom 24.11.2004 zu den neuen Vorschriften über die Ausstellung und Aufbewahrungspflichten von Rechnungen Stellung. Nachfolgend soll auszugsweise auf die wichtigsten Aussagen hingewiesen werden:

  • Ausstellung von Rechnungen: Unternehmer, die eine Lieferung oder Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführen, sind verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu erteilen. Das gilt auch für die Lieferung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist.

    Durch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz wurde diese Regelung ab dem 1.8.2004 auf leistende Unternehmer (auch Kleinunternehmer), soweit sie eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführen, ausgedehnt. Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung besteht in diesem Fall auch dann, wenn es sich beim Leistungsempfänger nicht um einen Unternehmer, sondern um eine Privatperson handelt. Auch der Mieter einer Mietwohnung kann z. B. als Auftraggeber (Leistungsempfänger) einer Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück in Betracht kommen.

    Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Verpflichtung zur Erteilung – oder rechtzeitigen Erteilung – einer Rechnung ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Die Erteilung einer Rechnung, die nicht alle aufgeführten Pflichtangaben enthält, gilt nicht als Ordnungswidrigkeit. Dies gilt auch, wenn der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (s. u.) für Nichtunternehmer nicht in der Rechnung angebracht wird.

  • Aufbewahrungspflicht: Der leistende Unternehmer ist bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück verpflichtet, in der Rechnung auf die einem nicht unternehmerischen Leistungsempfänger (Privatperson) obliegende Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Dabei reicht es aus, wenn in der Rechnung z. B. ein allgemeiner Hinweis enthalten ist, dass der nicht unternehmerische Leistungsempfänger diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren hat. Ein Hinweis könnte z. B. wie folgt aussehen:

    "Seit dem 1.8.2004 sind Privatpersonen gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31.12. des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde."

    Ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht ist nicht erforderlich, wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen bis 100 Euro - ab 1.1.2007 bis 150 - Euro handelt.

    Der Empfänger einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ist verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren, soweit er nicht Unternehmer oder ein Unternehmer ist, der die Leistung für seinen nicht unternehmerischen Bereich verwendet. Ein Unternehmer, der eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht, die eine Bauleistung (i. S. des § 13b UStG) darstellt, muss jedoch die Rechnung zehn Jahre aufbewahren, auch wenn die Leistung für den nicht unternehmerischen Bereich bezogen wird.

    Als Zahlungsbelege kommen z. B. Kontoauszüge und Quittungen in Betracht. Als andere beweiskräftige Unterlagen kommen Bauverträge, Bestellungen, Abnahmeprotokolle nach VOB, Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Leistung u. Ä. in Betracht, mittels derer sich der Leistende, Umfang der Leistung sowie das Entgelt bestimmen lassen. Die Belege müssen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wurde eine entsprechende Rechnung am 3.1.2005 ausgestellt, muss sie bis 31.12.2007 aufbewahrt werden.

    Die Verpflichtung zur Aufbewahrung durch den nicht unternehmerischen Leistungsempfänger gilt auch dann, wenn der leistende Unternehmer in der Rechnung nicht auf die Aufbewahrungsverpflichtung hingewiesen hat bzw. wenn ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht nicht erforderlich war, weil es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt.

    Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro geahndet werden kann.


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