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Jedenfalls ist es besser, ein eckiges Etwas zu sein, als ein rundes Nichts.
Christian Friedrich Hebbel; 1813 – 1863, deutscher Dramatiker und Lyriker

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Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Geschäftsreisen und Dienstreisen von Arbeitnehmern im Inland ab 1.1.2020


Verpflegungspauschalen: Bei Geschäfts- oder Dienstreisen werden Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbeträgen anerkannt. Es gelten für jeden Kalendertag, an dem eine Geschäfts- oder Dienstreise im Inland durchgeführt wird, folgende Pauschbeträge:

Abwesenheitsdauer
Pauschbetrag
24 Stunden
28 Euro
mindestens 8 Stunden
14 Euro
An- und Abreisetag
14 Euro


Gerechnet wird die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und dem Betrieb oder der regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei mehreren Geschäfts- oder Dienstreisen pro Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen.

Die Verpflegungspauschale von 14 Euro gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige berufliche Tätigkeit „über Nacht ausübt” (ohne Übernachtung) und er dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Die Verpflegungspauschale wird in diesem Fall für den Kalendertag berücksichtigt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat eine Besprechung mit einem Kunden am Mittwoch um 9 Uhr. Aufgrund der Entfernung muss er bereits am Dienstag anreisen. Er verlässt gegen 20 Uhr seine Wohnung und übernachtet am Ort der Besprechung. Nach der Besprechung reist er wieder ab. Seine Wohnung erreicht er am Donnerstag um 2.00 Uhr.

Rechtslage ab 2020: Der Arbeitnehmer kann für den An- und Abreisetag jeweils einen Pauschbetrag von 14 Euro und für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 28 Euro als Werbungskosten geltend machen, insgesamt also 56 Euro.

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern freiwillig die doppelten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (28 Euro bzw. 56 Euro) zahlen. Den über die gesetzlichen Pauschbeträge (14 Euro bzw. 28 Euro) hinausgehenden Betrag kann er mit 25 % pauschal versteuern. Diese zusätzlichen Leistungen sind dann nicht sozialversicherungspflichtig.

Übernachtungskosten: Die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten im Rahmen einer längerfristigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind wie bisher für einen Zeitraum von 48 Monaten Auswärtstätigkeit unbeschränkt (der Höhe nach jedoch auf das „notwendige“ Maß begrenzt) als Werbungskosten abzugsfähig. Nach Ablauf von 48 Monaten können sie nur noch bis zu einer Höhe von 1.000 Euro monatlich als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Pauschalen sind grundsätzlich nicht als „Werbungskosten“ ansetzbar.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer übt für einen Zeitraum von 3 Jahren eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bei einem verbundenen Unternehmen aus. Die ihm monatlich entstandenen Übernachtungskosten betragen 1.200 Euro. Die Aufwendungen können für den kompletten Zeitraum von 3 Jahren vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Werden die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet, können sie bei den Werbungskosten angesetzt werden. Seit 1.1.2008 können jedoch für Übernachtungskosten keine „pauschalen“ Übernachtungskosten mehr als „Werbungskosten“ angesetzt werden. Bitte beachten Sie: Es wird demnach regelmäßig ein Übernachtungsbeleg (Hotelrechnung o. ä.) zur Geltendmachung der Übernachtungskosten – als Werbungskosten – erforderlich sein.

Nachdem die Reisekostenregelungen auch für Gewinnermittler gelten, können Unternehmer nur noch die tatsächlichen, über eine Hotelrechnung nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Gestellung von Mahlzeiten bei Inlandsreisen:
Bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber wird der Pauschbetrag von 28 Euro für Verpflegungsmehraufwendungen
ab 2014 wie folgt gekürzt:

• für ein Frühstück um 20 % (=5,60 Euro),
• für ein Mittag- bzw. Abendessen um 40 % (=11,20 Euro)

Die Kürzung entfällt insoweit, als der Arbeitnehmer für die Verpflegung ein Entgelt zu zahlen hat.

Kilometerpauschalen: Setzt der Arbeitnehmer bei Dienstreisen sein eigenes Fahrzeug ein gelten folgende Pauschbeträge:

Fahrzeug
Kilometersatz
Kraftwagen
0,30 Euro
Motorrad oder Motorroller
0,20 Euro
Moped/Mofa
0,20 Euro
Fahrrad
0,05 Euro


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